Warum Datenschutz und Informationssicherheit in der Umsetzung oft ins Stocken geraten
Es gibt Themen, bei denen eigentlich alles klar ist.
Die Anforderung ist bekannt. Die notwendige Maßnahme wurde besprochen. Vielleicht steht sie sogar schon in einer Maßnahmenliste oder im Protokoll der letzten Besprechung. Trotzdem passiert wochen- oder monatelang wenig. Dann wird noch einmal ein Termin vereinbart. Es werden Zuständigkeiten abgestimmt, Rückfragen gesammelt und neue Fristen notiert. Irgendwann steht das Thema wieder auf der Tagesordnung.
Und bleibt dort!
Keine Zeit für den ganzen Projektwald?
Eine kurze Zusammenfassung finden Sie am Ende des Beitrags. Vorweg nur so viel: Anforderungen allein bringen noch keine Umsetzung. Dafür braucht es Klarheit, Verantwortung, Entscheidungen – und Menschen, die den Weg gemeinsam gehen.
Das erleben wir bei der a.s.k. Datenschutz und der a.s.k. Informationssicherheit in unserer Arbeit im Datenschutz und in der Informationssicherheit immer wieder. Nicht, weil die Verantwortlichen nicht wüssten, dass etwas getan werden muss. Oft ist sogar ziemlich genau bekannt, was zu tun wäre. Die Schwierigkeit liegt an einer anderen Stelle: Aus der Erkenntnis wird kein verlässliches Handeln.
Wenn aus jeder Aufgabe ein Projekt wird
Eine beliebte Erklärung lautet: „Wir haben gerade zu viele Projekte.“
Das stimmt manchmal. Häufig stimmt es aber auch nicht. Denn nicht jede Aufgabe ist ein Projekt. Eine wiederkehrende Prüfung, eine regelmäßige Schulung oder ein festgelegter Freigabeprozess gehört in den normalen Ablauf der Organisation. Dafür braucht es eine Zuständigkeit, klare Regeln und etwas Verbindlichkeit. Nicht jedes Mal einen Projektplan.
Umgekehrt gibt es Vorhaben, die durchaus den Charakter eines Projekts haben. Ein neues Berechtigungskonzept wird eingeführt. Ein Informationssicherheitsmanagementsystem soll aufgebaut werden. Ein Meldeweg wird nicht nur verändert, sondern komplett neu entwickelt und eingeführt. Ein neues Verfahren muss datenschutzkonform ausgestaltet und in der Organisation verankert werden.
Solche Vorhaben brauchen mehr als eine Aufgabenliste. Sie brauchen ein klares Ziel, einen Auftrag, realistische Zeit, Ressourcen und Menschen, die Entscheidungen treffen dürfen. Vor allem brauchen sie jemanden, der für das Ergebnis einsteht.
Wenn diese Unterscheidung fehlt, entsteht ein Projektwald. Alles ist wichtig. Alles läuft gleichzeitig. Nichts hat wirklich Vorrang. Und wenn ein Vorhaben nicht vorankommt, kann man immer noch auf die vielen anderen Projekte verweisen.
Das ist eine sehr menschliche Entschuldigung. Sie hilft nur leider nicht weiter.
Wissen ist vorhanden. Aber Wissen allein setzt nichts um
Die fachliche Grundlage ist dabei selten das eigentliche Problem. Anforderungen aus Gesetzen, Verordnungen und Standards sind für viele Organisationen zwar umfangreich, aber sie lassen sich verständlich machen.
Genau da setzen wir an. Wir übersetzen Juristendeutsch und die Sprache von Standards in konkrete Handlungsschritte. Was bedeutet die Anforderung für die eigene Organisation? Was muss tatsächlich geregelt oder dokumentiert werden? Wer muss beteiligt werden? Was ist dringend und was kann warten?
Damit ist eine wichtige Hürde genommen. Aber zwischen „Wir wissen, was zu tun ist“ und „Es ist erledigt“ liegt oft noch ein ziemlich breiter Graben.
In diesem Graben liegen fehlende Zuständigkeiten, nicht vorhandene Prozesse, überlastete Mitarbeitende und Entscheidungen, die niemand treffen möchte. Manchmal liegt dort auch eine ordentliche Portion Unlust. Nicht jede Aufgabe ist spannend. Nicht jede Veränderung wird von allen Beteiligten begeistert aufgenommen. Und manche Menschen haben gelernt, dass ein Thema mit etwas Geduld, zwei weiteren Abstimmungsrunden und einem neuen Dateinamen vielleicht von selbst an Bedeutung verliert.
Das funktioniert erstaunlich oft. Zumindest kurzfristig.
Wo Projekte wirklich feststecken
Wenn ein Vorhaben über längere Zeit nicht vorankommt, lohnt sich ein genauerer Blick. Die Ursache ist nicht immer dort zu finden, wo die offene Aufgabe gerade steht.
Vielleicht fehlt eine Entscheidung der Geschäftsleitung. Vielleicht ist unklar, wer für das Ergebnis verantwortlich ist. Vielleicht wurde ein Projekt gestartet, ohne die dafür notwendige Zeit einzuplanen. Vielleicht arbeiten mehrere Bereiche daran, aber jeder hat ein anderes Verständnis vom Ziel oder verfolgt ein eigenes Ziel („hidden agenda“).
Und manchmal gibt es einen Konflikt, über den niemand spricht.
Ein Bereich fühlt sich übergangen. Ein anderer sieht den Sinn der Maßnahme nicht. Jemand befürchtet zusätzlichen Aufwand oder Kontrollverlust. Die Projektleitung versucht, alle bei Laune zu halten, und vermeidet deshalb die klare Ansage. Nach außen sieht es nach einem organisatorischen Problem aus. Im Inneren geht es um Erwartungen, Vertrauen, Kommunikation und die Frage, wer am Ende den Kopf hinhält.
Das lässt sich nicht mit einer weiteren Excel-Tabelle oder einem weiteren „Meeting“ lösen.
Gute Projekte beginnen vor dem ersten Projekttermin
Viele Probleme entstehen nicht im Verlauf eines Projekts. Sie werden bereits beim Start eingebaut und zementiert.
Der Auftrag bleibt unklar. Das Ziel klingt vernünftig, ist aber nicht konkret genug. Die wichtigsten Beteiligten werden erst später einbezogen. Die benötigten Ressourcen sind nicht zugesagt oder nicht vorhanden. Risiken werden zwar gesammelt, aber nicht bewertet. Und niemand klärt, was passieren soll, wenn das Projekt mit dem normalen Tagesgeschäft kollidiert.
Dann beginnt das Projekt trotzdem. Schließlich soll es ja vorangehen.
Ein guter Start muss nicht kompliziert sein. Es hilft bereits, einige Fragen offen und ehrlich zu beantworten:
- Was soll am Ende anders sein?
- Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis?
- Wer darf Entscheidungen treffen?
- Welche Personen und Bereiche müssen wirklich beteiligt werden?
- Welche Zeit und welche Kapazitäten stehen zur Verfügung?
- Was wird bewusst nicht gleichzeitig bearbeitet?
- Woran erkennen wir, dass das Vorhaben abgeschlossen ist?
Diese Fragen sind nicht besonders spektakulär. Genau deshalb werden sie so gern übersprungen. In der Praxis sind sie allerdings oft wertvoller als die nächste “agile” Methode, das nächste Projektmanagement-Tool oder der nächste Termin mit dem Titel „Projektstatus“.
Wenn die menschliche Seite zum Projektrisiko wird
Projektmanagement besteht nicht nur aus Aufgaben, Meilensteinen, Sprints und Statusberichten. Projekte werden von Menschen getragen. Sie müssen Informationen teilen, Entscheidungen akzeptieren, Konflikte ansprechen und manchmal auch lieb gewonnene, aber nicht mehr zeitgemäße Gewohnheiten aufgeben.
Das kann schwierig werden. Besonders dann, wenn ein Vorhaben Veränderungen in mehreren Bereichen auslöst oder lange bestehende Abläufe infrage stellt.
Hier kommt Marion Stiefeler ins Spiel. Viele unserer Kunden kennen sie bereits aus dem jährlichen BVS ISB Boot Camp. Dort hat sie sich unter anderem mit Problemen beschäftigt, die in Projekten entstehen und deren Verlauf erheblich beeinflussen können.
Marion verbindet langjährige Erfahrung aus der Unternehmenswelt und aus Führungsverantwortung mit ihrer Arbeit als Beraterin und Coach. Sie ist Brückenbauerin zwischen theoretischem Wissen und dessen Anwendung in der Praxis, die dem Arbeitsalltag standhält. Dabei unterstützt sie Führungskräfte, Mitarbeitende und Teams dabei, schwierige Situationen zu sortieren, Zusammenarbeit zu verbessern und konkrete Veränderungen anzustoßen.
Das kann sinnvoll sein, wenn ein Vorhaben bereits feststeckt. Was hält die Beteiligten tatsächlich zurück? Welche Erwartungen sind ungeklärt? Wo wird ein Konflikt vermieden? Welche Entscheidung fehlt?
Noch besser ist es, solche Fragen nicht erst nach mehreren verlorenen Monaten zu stellen. Wenn Marion frühzeitig eingebunden wird, kann sie dabei helfen, die Zusammenarbeit und die Veränderungsfähigkeit einer Organisation weiterzuentwickeln. Dadurch werden typische Blockaden nicht ausgeschlossen. Aber sie werden weniger wahrscheinlich.
Drei Perspektiven auf ein gemeinsames Ziel
Die Zusammenarbeit von Marion und der a.s.k. setzt an unterschiedlichen Punkten an.
Die a.s.k. Datenschutz und die a.s.k. Informationssicherheit bringen die fachliche Perspektive ein. Beide erklären, was erforderlich ist, warum es erforderlich ist und wie sich Anforderungen pragmatisch in der Organisation umsetzen lassen.
Marion schaut auf die Bedingungen, unter denen diese Umsetzung stattfinden soll. Sind die Rollen geklärt? Funktioniert die Kommunikation? Gibt es ein gemeinsames Ziel? Ist das Team in der Lage und bereit, die Veränderung zu tragen?
Die a.s.k. Akademie schafft schließlich die Möglichkeit, diese Themen in die Breite zu bringen. Künftig wird es dort auch konkrete Kursangebote von Marion geben. Damit richtet sich die Unterstützung nicht nur an einzelne Ansprechpartner oder Projektverantwortliche. Auch Mitarbeitende, Führungskräfte und Teams können sich mit den Fragen beschäftigen, die für erfolgreiche Veränderungen entscheidend sind.
Wie wird Verantwortung übernommen? Wie werden Erwartungen ausgesprochen? Wie lassen sich Konflikte rechtzeitig erkennen? Wie bleibt ein Vorhaben handlungsfähig, wenn der normale Arbeitsalltag dazwischenkommt?
Fachlichkeit, Umsetzung und Befähigung gehören zusammen. Wenn eine dieser Perspektiven fehlt, bleibt die Umsetzung unnötig schwer.
Nicht jedes Projekt braucht alle drei Perspektiven
Fachlichkeit, Umsetzung und Befähigung gehören zusammen. Das heißt aber nicht, dass jedes Vorhaben immer dieselbe Unterstützung oder alle drei Perspektiven im gleichen Umfang braucht.
Manchmal fehlt schlicht eine Entscheidung. Manchmal muss eine Aufgabe richtig eingeordnet werden. Manchmal genügt ein klares Gespräch über Zuständigkeiten und Prioritäten. Entscheidend ist deshalb zunächst nicht, welches Format oder welche Methode eingesetzt wird. Entscheidend ist, was dem Vorhaben gerade fehlt.
Wenn die Antwort auf der fachlichen Ebene liegt, ist die a.s.k. die richtige Ansprechpartnerin. Wenn die fachliche Richtung klar ist, aber die Umsetzung an Zusammenarbeit, Kommunikation, Rollen oder Veränderungswiderstand scheitert, kann Marion eine wertvolle Ergänzung sein.
Und wenn eine Organisation ihre Vorgehensweise grundsätzlich verbessern möchte, kann daraus eine längerfristige Begleitung entstehen. Nicht, um den Menschen noch mehr Methoden aufzuzwingen. Sondern um gemeinsam Strukturen und Arbeitsweisen zu entwickeln, die im Alltag funktionieren.
Raus aus dem Projektwald
Datenschutz und Informationssicherheit werden nicht dadurch wirksam, dass Anforderungen bekannt sind. Sie werden wirksam, wenn Menschen Verantwortung übernehmen, Entscheidungen getroffen werden und vereinbarte Abläufe tatsächlich stattfinden.
Dafür braucht es manchmal fachliche Übersetzung. Manchmal eine bessere Prozesssicht. Manchmal professionelles Projektmanagement. Und manchmal jemanden von außen, der die Fragen stellt, die im eigenen Team längst nicht mehr gestellt werden.
Die a.s.k. und Marion Stiefeler ergänzen sich genau an dieser Stelle. Wir helfen dabei, Anforderungen zu verstehen und in praktikable Schritte zu übersetzen. Marion unterstützt dabei, dass diese Schritte in der Organisation getragen und umgesetzt werden. Über die a.s.k. Akademie werden die Themen künftig auch in passenden Kursen für weitere Zielgruppen zugänglich.
So geht es nicht nur darum, ein einzelnes festgefahrenes Projekt wieder auf die Strecke zu bringen. Es geht auch darum, die Voraussetzungen dafür zu verbessern, dass wichtige Vorhaben künftig gar nicht erst so leicht im Projektwald verschwinden.
Was dadurch im Alltag leichter werden kann
- Weniger Endlosschleifen, mehr klare Entscheidungen.
- Weniger Zuständigkeitslücken, mehr Verantwortung.
- Weniger unausgesprochene Konflikte, mehr ehrliche Zusammenarbeit.
- Weniger Veränderung auf dem Papier, mehr Veränderung im Alltag.
- Weniger Überforderung neben dem Tagesgeschäft, mehr realistische Handlungsfähigkeit.
- Weniger Projekte, die stecken bleiben, mehr Vorhaben, die ins Ziel kommen!
Steckt Ihr Vorhaben fest?
Weniger Schleifen, weniger Reibungsverluste, mehr Klarheit und Umsetzung. Lassen Sie uns gemeinsam klären, was derzeit fehlt: fachliche Einordnung, klare Zuständigkeiten, eine tragfähige Vorgehensweise oder Unterstützung bei Zusammenarbeit und Veränderung.
Marion Stiefeler unverbindlich kontaktieren
Kurz zusammengefasst (für die Eiligen)
Datenschutz und Informationssicherheit scheitern in der Umsetzung selten daran, dass nicht bekannt ist, was getan werden muss. Häufig fehlen klare Prioritäten, verbindliche Zuständigkeiten, Entscheidungsbefugnisse, realistisch eingeplante Zeit oder eine gute Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.
Nicht jede Aufgabe braucht ein Projekt. Wiederkehrende Tätigkeiten gehören in klare Regelprozesse.
- Echte Projekte brauchen einen konkreten Auftrag, ein erreichbares Ziel, ausreichende Ressourcen und eine Person, die für das Ergebnis Verantwortung trägt.
- Wenn Vorhaben feststecken, liegen die Ursachen oft nicht in der offenen Aufgabe selbst, sondern in ungeklärten Erwartungen, fehlenden Entscheidungen, Interessenkonflikten oder mangelnder Kommunikation.
- Fachliche Anforderungen verständlich zu übersetzen, ist wichtig – doch daraus wird erst dann Wirkung, wenn die Organisation die Veränderung auch tragen und umsetzen kann.
- Deshalb ergänzen sich fachliche Begleitung durch die a.s.k., Unterstützung bei Zusammenarbeit und Veränderungsprozessen durch Marion Stiefeler sowie Weiterbildungsangebote der a.s.k. Akademie sinnvoll.
Kurz gesagt: Weniger Projektwald entsteht nicht durch weitere Listen, Termine oder Methoden. Er entsteht durch Klarheit darüber, was wirklich ein Projekt ist, wer entscheidet, wer verantwortlich ist und was Menschen brauchen, um Veränderungen im Arbeitsalltag umzusetzen.
Über Marion Stiefeler
Marion Stiefeler arbeitet als Beraterin und Coach für Unternehmen und Verwaltungen, Führungskräfte, Mitarbeitende und Teams. Ihr Angebot umfasst unter anderem Workshops, Team Coaching und die Begleitung von Veränderungsprozessen. Sie arbeitet persönlich, telefonisch und online.
Viele unserer Kunden kennen Marion bereits aus dem BVS ISB Boot Camp. Künftig wird sie außerdem mit eigenen Kursangeboten auf der a.s.k. Akademie vertreten sein.
Hahn IT Services, Schwaig
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